課題

社内に多く存在する取引契約書を一元管理したい。各拠点でそれぞれ原本管理していた契約書。閲覧するには部内の文書管理責任者、法務審査部の承認の上、原本管理する財務部で手続きを行うという厳重な管理となっていた。ところがこれでは実際の閲覧まで時間がかかってしまう上、原本を探してコピーをとり、また原本を戻す作業に多大な労力がかかっていた。契約書管理業務の仕組みを変えたい。

ソリューション

• 文書の一元管理
• 業務効率化
• 電子化
• 原本の紛失リスク対応

解決

全社の取引契約書を電子化、ASP にて電子画像と原本状況の一元管理運用を実現。契約書を電子化し原本はレコードセンターで一元保管管理を実施。また電子化された契約書の検索と保管された原本の持ち出し指示等が可能な ASP を利用することにより、システム投資なく各拠点で同一システムを利用することが可能となる運用を実現。ASP にはユーザーごとに利用権限を設けることが可能であり、今までの承認工程に代わりうる管理方法も実現可能にした。新たな運用導入により、契約書管理の人件費（各拠点 1 名づつ）の削減と利用者の効率アップ、さらにはコピー費用の大幅な削減が実現。また、原本の厳重管理で紛失リスクに対する懸念も解決。