サービス導入前の課題：セキュリティと管理体制

株式会社ジャックス様（以下、ジャックス様）では、過去、三井倉庫ビジネスパートナーズ（以下、当社）のサービス導入前は、別の倉庫会社を利用されていましたが、当時の保管施設は、機密性の高い契約書を扱う上で、セキュリティ面に大きな課題を抱えられていました。また、必要な書類を探し出すのに時間がかかっており、業務上の大きな支障ともなっていました。

重要な契約書を安全かつ正確に管理することは、金融事業を営むジャックス様にとって必須の要件であり、当時の保管施設ではその要件を満たすことが難しいという判断に至りました。

導入前と導入後の変化：ハイセキュアな環境と独自の管理システムで安心を実現

当社の「書類保管サービス」を導入いただいた結果、ジャックス様の抱えていた課題は主に以下の点で解消して、業務の質と安心感が向上しました 。

【定性的な効果】セキュリティとBCP対策の確立

最も大きな変化は、書類保管環境の劇的な改善です。

〇ハイセキュアな施設での保管
契約書の保管場所が、文書保管に特化したハイセキュアな施設へと変わり、文書の機密性の向上につながりました。

〇万全のBCP対策
地震や災害など、不測の事態に備えたBCP（事業継続計画）対策が整っている施設での保管が実現し、事業継続の観点からも大きな安心を得ていただきました。

【定量的・管理体制的な効果】書類管理の正確性と効率化

長年の課題であった「書類を探し出すのに時間がかかる」の解決に向け、当社は以下のような施策を実行し、管理体制を強化しました。

〇ジャックス様専用の書類管理システム導入
お客様の契約書管理に特化させるため、ジャックス様用にカスタマイズした書類管理システムを導入しました。

〇徹底した1件管理の確立
このシステムと運用により、ジャックス様専用の管理体系を確立。すべての契約書が1件ずつ正確に保管できるようになりました。

これにより、必要な書類を必要な時に迅速かつ正確に取り出せる体制が構築され、ジャックス様の業務効率と信頼性向上に大きく貢献しています。

三井倉庫ビジネスパートナーズを選んだ理由：柔軟性とノウハウ

数ある書類保管サービスの中から当社を選んでいただけた決め手は、長年にわたり培ってきた文書管理のノウハウと、お客様のニーズに徹底的に寄り添う姿勢にありました。

1．業界に先駆けた「専用施設」と「1件管理」の実現

書類保管に特化した専用施設と1件管理の提供（2010年当時） サービス導入当時の2010年という時点において、すでに当社は書類保管に特化した専用施設で、ジャックス様が求められていた契約書の1件管理が可能であったことが、大きな決め手となりました。これは、当時の業界でも先進的な取り組みであり、ジャックス様のセキュリティと管理の要求水準を満たすものでした。

2．既存の運用を尊重し、最適化するオーダーメイド対応

既存の運用を活かしつつ、さらに最適化する柔軟性 前任の保管会社での運用・管理体系が存在する中で、当社は、単に当社の標準的な運用を押し付けるのではなく、前会社でのジャックス様オリジナルの運用・管理体系をそのまま適用することを可能にしました。
さらに、その運用をそのまま引き継ぐだけでなく、運用実態に合わせて細かく運用を構築し、最適化を図るという柔軟な対応力が評価されました。

長年のノウハウと、「お客様の既存の運用を尊重し、より良く改善する」という当社のきめ細やかなサポート体制が、ジャックス様に安心と信頼を提供できた大きな理由です。

まとめ

三井倉庫ビジネスパートナーズは、ジャックス様の「セキュリティの課題」と「書類管理の正確性」という二つの大きな課題に対し、ハイセキュアな専用施設とお客様専用にカスタマイズした管理システムというソリューションを提供し、これを解決いたしました。

今後も、長年の実績とノウハウに基づき、お客様のビジネスの基盤となる重要書類を、安心してお預けいただけるパートナーであり続けます。

（写真は左から：三井倉庫ビジネスパートナーズ、株式会社ジャックス様）