書類1件管理とは?
使用頻度が高い重要書類を1件単位で管理するサービスです。1件単位でお預かり・お届けするので、原本が必要な時に、箱の中やバインダーの中から書類を探す必要がありません。必要な時に必要な書類だけ電子化し、利用できるサービスもご利用いただけます。
こんなお悩みを抱えていませんか？
- 書類の管理が煩雑化している
- 書類を倉庫保管したいが、頻繁に取り出しが必要
- 書類の検索・閲覧を簡単にできるようにしたい
Feature
3つの特徴
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Feature 01
書類を1単位ごとに所在管理
文書箱単位ではなく、書類1件ごとに識別番号を付与しレコードセンター内でロケーション登録、書類単位でお預かりするサービスです。書類の取り寄せも必要な時に必要なものだけを指示できるため、必要ない書類は保管状態を保て紛失のリスク低減につながります。
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Feature 02
必要な時に必要な書類だけをスキャニング
必要なときに必要な書類だけスキャニングし、イメージデータの閲覧をしていただける、オンデマンドスキャニング(ODS)サービスをご用意しております。大量の文書を一気に電子化すると時間もコストもかかりますが、必要な書類のみをスキャニングする仕組みのため、初期コストを抑えることができます。
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Feature 03
画像データも保持できる文書管理・検索システム
専用のウェブ文書管理システムで、書類情報の検索、所在管理、スキャニングしたイメージデータの閲覧などがご利用いただけます。各種指示(原本取り出し、オンデマンドスキャン、保管期間変更、廃棄、等)もウェブから簡単に行っていただけます。
Works
事例紹介
| 事業内容 | 金融業 |
|---|---|
| 設立 | 非公開 |
| 従業員数 | 非公開 |
伝票等重要文書を1冊単位で管理することで、検索・閲覧環境の効率化を実現。当社倉庫敷地内にドキュメントセンターを開設することで、原本の受け渡しもスムーズ、保管～監査対応までシームレスに対応可能に。
課題
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伝票の作成及び照会にかかわる事務コストの削減
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各営業店舗の重要文書保管にかかわる省スペース化と適切な個人情報保護
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監査対応にかかわる各営業店舗の負担の軽減
効果
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営業店舗の事務コストおよび保管スペースの削減災害に強い立地に立つ倉庫、施設・運用面でも高セキュリティの環境下で保管されるようになり、安全性が向上し、個人情報漏えいのリスクも極小化した。
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セキュリティの確保伝票を集約したことにより、各営業店舗は伝票作成～検索～取出～戻しにかかる事務負担を軽減することができた。また、集約によって各営業店舗内の省スペース化を実現した。
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保管～監査対応まで重要文書管理専用センターにてシームレスに対応従前は各営業店で対応をしていた各種監査も、当社敷地内に開設された重要文書管理専用センター（ドキュメントセンター）にて対応を行うことが可能となった。
Flow
業務フロー
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お客様
お客様画面から依頼
・書類
・伝票子 -
データ受領
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三井倉庫ビジネスパートナーズ
電子化チーム
システム
・お客様情報
・書類番号
倉庫
・書類引受
・書類保管管理
・スキャニング
・エントリ
・書類返却 -
集配送
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ご利用者様
専用システムで、書類を閲覧
How To Apply
お申込み方法
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Step01
お問い合わせ
まずはお問い合わせください。
TEL:03-6775-3241 -
Step02
担当者よりご連絡
お問い合わせ内容を確認し、担当者よりご連絡いたします。
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Step03
ヒアリング
担当者がお客様のご希望を細かくヒアリングいたします。
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Step04
ご提案
最適なサービス・お見積もりをご提案いたします。
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Step05
ご契約
サービスの仕様・ご利用代金の合意ができ次第契約書を締結いたします。
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Step06
運用開始
サンプル品の搬入を行い、当社での運用を開始いたします。