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書類1件管理

書類1件管理とは?

使用頻度が高い重要書類を1件単位で管理するサービスです。1件単位でお預かり・お届けするので、原本が必要な時に、箱の中やバインダーの中から書類を探す必要がありません。必要な時に必要な書類だけ電子化し、利用できるサービスもご利用いただけます。

こんなお悩みを抱えていませんか?

書類の管理が煩雑化している
書類を倉庫保管したいが、頻繁に取り出しが必要
書類の検索・閲覧を簡単にできるようにしたい

Feature

3つの特徴

  • Feature 01

    書類を1単位ごとに所在管理

    文書箱単位ではなく、書類1件ごとに識別番号を付与しレコードセンター内でロケーション登録、書類単位でお預かりするサービスです。書類の取り寄せも必要な時に必要なものだけを指示できるため、必要ない書類は保管状態を保て紛失のリスク低減につながります。

  • Feature 02

    必要な時に必要な書類だけをスキャニング

    必要なときに必要な書類だけスキャニングし、イメージデータの閲覧をしていただける、オンデマンドスキャニング(ODS)サービスをご用意しております。大量の文書を一気に電子化すると時間もコストもかかりますが、必要な書類のみをスキャニングする仕組みのため、初期コストを抑えることができます。

  • Feature 03

    画像データも保持できる文書管理・検索システム

    専用のウェブ文書管理システムで、書類情報の検索、所在管理、スキャニングしたイメージデータの閲覧などがご利用いただけます。各種指示(原本取り出し、オンデマンドスキャン、保管期間変更、廃棄、等)もウェブから簡単に行っていただけます。

Works

事例紹介

事業内容 金融業
設立 非公開
従業員数 非公開

伝票等重要文書を1冊単位で管理することで、検索・閲覧環境の効率化を実現。当社倉庫敷地内にドキュメントセンターを開設することで、原本の受け渡しもスムーズ、保管~監査対応までシームレスに対応可能に。

課題

  • 伝票の作成及び照会にかかわる事務コストの削減

  • 各営業店舗の重要文書保管にかかわる省スペース化と適切な個人情報保護

  • 監査対応にかかわる各営業店舗の負担の軽減

効果

  • 営業店舗の事務コストおよび保管スペースの削減災害に強い立地に立つ倉庫、施設・運用面でも高セキュリティの環境下で保管されるようになり、安全性が向上し、個人情報漏えいのリスクも極小化した。

  • セキュリティの確保伝票を集約したことにより、各営業店舗は伝票作成~検索~取出~戻しにかかる事務負担を軽減することができた。また、集約によって各営業店舗内の省スペース化を実現した。

  • 保管~監査対応まで重要文書管理専用センターにてシームレスに対応従前は各営業店で対応をしていた各種監査も、当社敷地内に開設された重要文書管理専用センター(ドキュメントセンター)にて対応を行うことが可能となった。

Flow

業務フロー

  • お客様

    お客様画面から依頼
    ・書類
    ・伝票子

  • データ受領

  • 三井倉庫ビジネスパートナーズ

    電子化チーム

    システム

    ・お客様情報
    ・書類番号

    倉庫

    ・書類引受
    ・書類保管管理
    ・スキャニング
    ・エントリ
    ・書類返却

  • 集配送

  • ご利用者様

    専用システムで、書類を閲覧

How To Apply

お申込み方法

  • Step01

    お問い合わせ

    まずはお問い合わせください。
    TEL:03-6775-3241

  • Step02

    担当者よりご連絡

    お問い合わせ内容を確認し、担当者よりご連絡いたします。

  • Step03

    ヒアリング

    担当者がお客様のご希望を細かくヒアリングいたします。

  • Step04

    ご提案

    最適なサービス・お見積もりをご提案いたします。

  • Step05

    ご契約

    サービスの仕様・ご利用代金の合意ができ次第契約書を締結いたします。

  • Step06

    運用開始

    サンプル品の搬入を行い、当社での運用を開始いたします。

contact

お問い合わせ

まずはお電話かメールにてお問い合わせください。

お電話でのお問い合わせ

Tel:03-6775-3241

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 ※土曜・日曜・祝日・年末年始除く