中堅中小企業向け書類保管サービス
『スマート書庫』に新しい仲間が加わりました。

中堅中小企業向け
書類電子化サービス
スマート箱スキャン

お客様の重要書類や機密文書を、1箱からお預かりする定額サービスに加え、
お預かりした書類を電子書類として、お手元へお届けします。

社内のＤＸ化は進み、
これまでの紙書類は倉庫に預けようと
『スマート書庫』の利用が決定！！
しかしながら、
いざ、預ける書類を分類してみると、、、

いつでも見たい書類なので、
社内に置いておきたい。
急に確認したい事がある
可能性がある。
何故か近くに現物がないと、
不安を感じる。
判断が付かないので、
とりあえず社内で保管したい。
結局、倉庫に預けられる書類って、
いったい何？

必要な書類は
電子化しておけば良いのでは！！

書庫に預けるので、手元に必要な書類は、事前にスキャンして保存しようとしたが、、、

スキャンって、複合機を使うんだよね、どうやって使うの？
日中は、プリンターで使われてて、中々スキャン作業ができない！！
スキャンしたファイルは、どこへ保存？だれが管理？セキュリティは？
そもそも、そんな時間がないんです！！誰か担当決めて作業してよ！
作業する環境、人手、安全への考慮など無茶が山積み。結局、紙でのオフィス保管するしかないのでは。。。

これらの悩み、
スマート書庫のその前に『スマート箱スキャン』で全て解決します！！

楽に、短期、そしてローコストで
紙、書類がＤＸ化！！
無駄のない素晴らしい
オフイス環境！！

サービスの特徴

スキャニング

電子化したい紙書類を、「スマート箱スキャン」は１箱単位でスキャニングします。

データお渡し

スキャニングしたデータは、ＤＶＤなどの電子媒体へ書き込み貴社へお渡しします。※

原本を返送orスマート書庫で保管

「スマート箱スキャン」で電子化した紙書類は、返送、あるいはそのまま「スマート書庫」で保管することもできます。

※ 当社提供の「なんでも書庫」をご利用いただくことで、豊富な検索機能を持ったクラウドサービスによる、イメージ保管、管理が可能となります。

サービスの流れ

01

ご依頼

スマート箱スキャンのお申し込みをお願いします。
02

書類送付

弊社から送付する専用箱に電子化したい書類を梱包して、送付して下さい。
03

スキャニング

弊社でスキャニングを実施し、書類を電子データ化いたします。
04

データのお渡し

電子データをお渡ししますのでご確認お願いします。
05

原本を返送or
倉庫に保管

電子データ化後の原本（紙書類）は返送するか、スマート書庫で保管することができます。

届いた専用箱に書類を詰めるだけ。
あとの手配は、すべて弊社へお任せ！！

サービスの仕様

Specification 01

ご契約／精算の書類単位

お申し込みいただくと、弊社より専用箱を送付いたします。
貴社にて、電子化の対象書類を当専用箱に梱包いただいた物を、弊社が引取りに参ります。
ご契約／精算の単位は、お引取りした際の専用箱の箱数にて行います。

※専用箱のお申込みは3箱からとなります。
※専用箱の送付後、1か月以内に引取り依頼が無い場合は、
本申込は無効となりキャンセル料を請求させていただきます。
Specification 02

梱包いただく形式

下記のように梱包された状態で箱詰めしていただきます。
・バインダー
・紙ファイル
・封筒クリファイルなどのとじ込み
・ファイルボックス
Specification 03

電子化の単位

基本的には、上記「梱包いただく形式」で記載の収納単位を１ＰＤＦファイルとします。
Specification 04

スキャニング可能書類

Ａ５サイズ～Ａ３サイズの一般的なコピー紙単票の書類となります。

以下の書類は、お取り扱いできませんので、同梱されないようご確認ください。
- • 製本加工された書類
- • 和紙など特殊紙や劣化紙、糊／シール、袋加工などされた特殊用紙
- • マイナンバー、特定個人情報などの記載がある書類
- • 書類（上記「梱包いただく形式」記載の収納物を含む）以外の物
Specification 05

スキャニング作業

３００dｐｉ、フルカラーにてＰＤＦ形式での加工となります。
上記「電子化の単位」に記載の１ＰＤＦファイル毎に、ファイル名を付与することが可能です。
ファイル名は、背表紙、ボックスタイトルなどの外観により判断できるものとし、1件30文字以内、1箱最大30件までとなります。付箋等でファイル名を指定することも可能です。
ファイル名に関する情報がない場合は、任意のファイル名を付与します。
作業に際し、ホチキス、クリップ、付箋等は除去のうえ廃棄し、原状回復はいたしません。